ТЕНДЕР НА ОРГАНІЗАЦІЮ ЗАХОДУ У М. ЛЬВІВ

Громадська організація «Українська Волонтерська Служба» оголошує конкурс на надання послуг з організації заходу у м. Львів в період з 06 по 09 лютого 2025 року.

Організація очікує отримати повний пакет послуг, що забезпечують проведення заходу згідно з вказаними вимогами у вибраному регіоні та у вказані дати.

Учасник, який має намір взяти участь у тендері, повинен відповідати вимогам та надати такий перелік документів:

1. Тендерну пропозицію з вказанням ціновими пропозиціями щодо надання наступних послуг:

- Проживання:

• 06 - 09 лютого: розміщення для 20 осіб у двомісних номерах;
• 07 - 09 лютого: розміщення для 88 осіб. 

Ціна проживання має включати сніданок. Приміщення для проживання мають відповідати всім вимогам протипожежної безпеки. Також учасник має мати власне укриття для розміщення всіх осіб на заході, яке буде функціонувати цілодобово.

- Конференц-сервіс:

• 07 лютого: надання двох конференц-залів з 10:00 до 22:00, які обладнані проєктором, колонкою, мікрофоном та фліпчартом, які мають не менше 108 посадкових місць;
• 08 лютого: надання двох конференц-залів з 10:00 до 18:00, які обладнані проєктором, колонкою, мікрофоном та фліпчартом, які мають не менше 108 посадкових місць;
• 09 лютого: надання двох конференц-залів з 10:00 до 16:00, які обладнані проєктором, колонкою, мікрофоном та фліпчартом, які мають не менше 108 посадкових місць.

Учасник має забезпечити технічну підтримку для коректної роботи обладнання.

- Харчування:

• 06 лютого: 
• Вечеря на 20 осіб о 18:00;
• 07 лютого: 
• Обід на 108 осіб в період з 14:00 по 15:00;
• Кава-перерва (без кави) на 108 осіб в період з 16:30 по 17:00;
• Вечеря на 108 осіб в період з 19:00 по 20:00;
• 08 лютого:
• Кава-перерва на 108 осіб в період з 12:00 по 12:30;
• Обід на 108 осіб в період з 14:00 по 15:00;
• Кава-перерва на 108 осіб в період з 16:30 по 17:00;
• Вечеря на 108 осіб в період з 19:00 по 20:00;
• 09 лютого:
• Кава-перерва на 108 осіб в період з 11:30 по 12:00;
• Обід на 108 осіб в період з 13:30 по 14:30.

(Варіант 1) Харчування повинно бути комплексним та збалансованим. Учасник має забезпечити приготування 30% від загальної кількості порцій для осіб, які дотримуються веганського харчування.

(Варіант 2) Харчування повинно бути комплексним та збалансованим, з можливістю обрання опції харчування для осіб, які дотримуються веганського харчування.

2. Наявність відповідних КВЕДів та реєстрації платником єдиного податку третьої групи (для ФОП):

• 82.30 Організування конгресів і торговельних виставок
• 79.90 Надання інших послуг із бронювання та пов'язана з цим діяльність
  
• 56.21 Постачання готових страв для подій
  
• 68.20 Надання в оренду й експлуатацію власного чи орендованого нерухомого майна
  

Плановий кошторис про надання послуг обслуговування та організації заходів.

Інформацію про попередню співпрацю з ГО “Українська Волонтерська Служба” та іншими неприбутковими організаціями (за наявності).

3. Послуги з організації заходу можуть передбачати, проте не обмежуватися наступним:

• підбір місця для проведення заходу;
• оренда приміщення та необхідного обладнання для проведення заходу; 
• організація харчування спікерів та учасників;
• надання повного пакета реєстраційних документів (виписка з ЄДРПОУ, витяг з податкової тощо);
• подання актів надання послуг та інших документів про проведення заходу; 
• обов’язкова умова: переможець конкурсу повинен бути готовим надати послуги та провести захід в період з 06 по 09 лютого 2025 року;
  
• надання відшкодування логістичних витрат учасникам заходу та збір всіх підтверджуючих документів.

До участі в конкурсі запрошуються юридичні особи та фізичні особи-підприємці.

Критерії визначення переможця:

• Ціна
• Досвід роботи
  
• Готовність організувати надання вказаних замовником послуг у вказані дати
  
• Наявність позитивних відгуків/рекомендацій (стане перевагою)
  
• Позитивний досвід роботи з неприбутковими організаціями (стане перевагою)
  

Період прийняття заявок: з 24 грудня 2024 по 15 січня 2025 року. Кінцевий термін подання пропозицій – 15 січня 2025 року о 12:00.

Результати розгляду тендерних пропозицій будуть повідомлені учасникам не пізніше 22 січня 2025 року.

Пропозиції можуть бути надіслані на електронну адресу: 

finance@volunteer.country